Có thể bạn đã từng nghe đến thuật ngữ “họp giao ban”. Đây là công cụ quan trọng mà hiện nay nhiều doanh nghiệp sử dụng để điều hành và giải quyết các vấn đề phát sinh trong tổ chức. Tuy không có giá trị pháp lý cao nhưng Biên bản cuộc họp giao ban lại chứng minh tính thực tế của sự kiện, đồng thời là căn cứ để xem xét ý kiến và khắc phục hạn chế, vướng mắc trong hoạt động của doanh nghiệp.
Họp giao ban là gì?
Họp giao ban là một cuộc họp được tổ chức nhằm tiếp nhận ý kiến và xử lý các tình huống phát sinh trong cơ quan, doanh nghiệp. Hiện nay, có hai hình thức họp giao ban phổ biến:
Họp giao ban định kỳ: Diễn ra trong một thời gian và địa điểm xác định, với thành phần tham gia cố định, ví dụ như đầu tuần, đầu tháng…
Họp giao ban đột xuất: Diễn ra khi có sự cố, vấn đề cần phải tập trung giải quyết. Thời gian, địa điểm và thành phần tham gia các cuộc họp giao ban đột xuất tuỳ thuộc vào vấn đề cần giải quyết và người liên quan.
Nội dung Biên bản họp giao ban
Biên bản họp giao ban cần ghi đầy đủ các nội dung sau:
- Thời gian bắt đầu cuộc họp
- Địa điểm họp
- Người chủ trì và danh sách những người tham dự
- Trình tự, diễn biến, nội dung và vấn đề được trình bày và thảo luận trong cuộc họp
- Ý kiến phát biểu của những người tham dự
- Kết quả biểu quyết (nếu có)
- Kết luận của người chủ trì họp và các quyết định được đưa ra tại cuộc họp
Quy trình tổ chức cuộc họp giao ban
Quy trình tổ chức cuộc họp giao ban đã được hướng dẫn cụ thể trong Quyết định 45/2018/QĐ-TTg của Chính phủ. Theo đó, quy trình gồm các bước sau:
Chuẩn bị nội dung cuộc họp: Người chủ trì cuộc họp phân công cơ quan hoặc đơn vị chuẩn bị nội dung cuộc họp, bao gồm thành phần tham dự, thời gian, nội dung và phương án kết luận cuộc họp (nếu cần).
Gửi giấy mời họp: Giấy mời họp được gửi đến cơ quan hoặc người được mời trước ngày họp ít nhất 3 ngày làm việc (trừ trường hợp họp đột xuất). Sau khi nhận được giấy mời họp, cơ quan hoặc người được mời cần xác nhận việc tham dự thông qua đầu mối liên hệ sử dụng thư điện tử công vụ, điện thoại cá nhân hoặc hệ thống quản lý văn bản của cơ quan.
Tổ chức cuộc họp: Mỗi cuộc họp có thể giải quyết nhiều nội dung và sử dụng nhiều hình thức và cách thức tiến hành phù hợp với từng vấn đề và điều kiện cụ thể. Người chủ trì hoặc người được phân công chỉ trình bày tóm tắt nội dung của đề án, dự án hoặc nêu những vấn đề còn ý kiến khác nhau, không đọc toàn bộ tài liệu của cuộc họp. Thời gian họp giao ban thông thường không quá một phần hai ngày làm việc.
Đây chính là một mẫu biên bản họp giao ban. Nếu bạn còn thắc mắc, hãy liên hệ với chúng tôi qua số điện thoại: 1900.6192 để được hỗ trợ và giải đáp.
